En un mundo cada vez más complejo, se hace muy necesario que las personas trabajen en conjunto para lograr sus objetivos. En esta nota se explica cómo se deben armar los equipos y se brindan algunas técnicas para mejorar su conformación.

Al margen de la crisis económica actual, todas las organizaciones tienen que resolver problemas cada vez más complejos. Y frente a esto, la capacidad o predisposición de los empleados para trabajar en equipo se convierte en un componente de gran valor.

El ejemplo más interesante se da en el deporte. La condición necesaria para el éxito de un conjunto, es evitar ser la mera suma de individualidades y generar verdadera sinergia. El concepto de coach, extraído del deporte, se toma como ejemplo desde hace algunos años en el proceso de liderazgo de las empresas, como un estilo que fomenta el acompañamiento y aprendizaje. Pero veamos algunas cuestiones cruciales a la hora de trabajar junto-a-otros.

Todos para uno

Como seres humanos somos interdependientes. Nos necesitamos unos a otros. El trabajo en equipo nos permite ahondar en esa dirección, pero resulta imperioso además, aplicar conceptos como la complementariedad, una aceitada coordinación y ser verdaderamente sinérgicos para que el grupo genere más que la suma de sus individualidades.

Algo fundamental en este proceso es la empatía: ponernos en el lugar del otro para entender sus pensamientos, ideas y sentimientos, que forman la masa crítica sobre la cual se cimenta un equipo. Estas cuestiones son fundamentales en escenarios cada vez más complejos donde es necesaria la acción conjunta.

Alec Oxenford fue fundador de deremate.com y es actual CEO de Olx.com. El subraya la importancia del trabajo en equipo: “Ante un contexto incierto y cambiante, con paradigmas que se van modificando constantemente, la fortaleza es trabajar de forma conjunta, aportar más perspectivas, para minimizar los riesgos. El input de las personas se transforma en algo altamente necesario”, explica a Opinión Sur Joven.

Según Oxenford, las modalidades de trabajo mutaron en los últimos años: por eso, en su actual compañía hay dos CEO’s, es decir dos jefes. También los fundadores de Google fueron dos (Sergey Brin y Larry Page). “Los organigramas de las nuevas compañías forman ‘bolas’ o grupos, y se utilizan mesas largas en vez de escritorios individuales para favorecer la interacción. En las empresas de vanguardia como el sector tecnológico, bio-ingeniería o publicidad, es indispensable esta forma de trabajo”, observa.

¿Por qué trabajar en equipo?

Esta modalidad de acción permite simplificar las problemáticas crecientes y complejas y mejorar la capacidad de respuesta de las organizaciones.

Mario Dehter es conferencista y experto en emprendedurismo. Según su visión, el proceso de construcción de un equipo de trabajo puede llevarse adelante teniendo en cuenta algunas claves estratégicas:

Reclutar adecuadamente los talentos que tengan las habilidades necesarias para la tarea a realizar.

Entrenamiento y estimulación constante.

Crear y sostener sinergia.

Evaluar periódicamente los resultados parciales; revisar los procedimientos y asegurarse de que los intereses individuales estén alineados con el objetivo general.

Asumir que la construcción de un equipo de trabajo es un proceso constante de múltiples facetas, que puede cambiar tantas veces como se modifican las relaciones internas, los objetivos, los niveles de rendimiento, la productividad y los escenarios en donde se desenvuelven.

Los valores compartidos entre los miembros son muy importantes porque determinarán la calidad de las relaciones entre los integrantes, dándole sustentabilidad y posibilidad de desarrollo al equipo.

También es central la identificación de un líder natural, que puede o no estar formalmente establecido. Acá no importan tanto las jerarquías, sino la coordinación consensuada de las ideas y tareas a realizar.

El proceso de construcción de misión, visión y valores brinda un marco de referencia sobre el cual va a actuar el equipo, dejando claro desde la etapa de planificación sus principios y objetivos rectores.

Estructura desestructurada

Para hablar de verdaderos “equipos” debe imperar una no-estructura interna: no debe haber jerarquías formalmente establecidas, sino roles que se definen de manera natural y por consenso. Los liderazgos facilitan el desarrollo del equipo.

Puede establecerse cierto grado de similitud en lo que Henry Mintzberg define como Adhocracias [1]. Se trata de organizaciones “capaces de fusionar expertos extraídos de diferentes disciplinas en grupos de proyecto ah hoc que funcionan sin tropiezos”.

¿Cómo funciona esto en la práctica? “Poca formalización de comportamiento, alta especialización horizontal de tareas, basada en capacitación formal, una confianza en los dispositivos de enlace para alentar el ajuste mutuo”. Mintzberg explica que en este tipo de organizaciones los procesos de información y decisión fluyen flexible e informalmente, para promover la innovación. Y muchas veces para esto es necesario sobrepasar y superar la cadena de autoridad.

¿Cuáles son los problemas más frecuentes a la hora de trabajar en equipo?: “La ineptitud de los integrantes para hacer frente a las diferencias interpersonales y el error de los líderes de pasar por alto las reglas fundamentales del equipo y las emociones colectivas de la tribu”, explica Daniel Goleman, en el best-seller “El líder resonante crea más”. También indica: “La comprensión de la realidad emocional y de las normas de los equipos y de la cultura de una organización nos proporcionan el fundamento necesario para esbozar la visión ideal del grupo, cuyo efecto movilizador dependerá, fundamentalmente, de su conexión con la visión personal de sus distintos integrantes”.

¿Cómo mejorar el trabajo?

Como dijimos antes, en un equipo horizontal -al no haber jerarquías formalmente constituidas- es importante la definición de roles y el consenso para establecerlos.

Para optimizar la labor de un equipo, es importante que exista un facilitador que pueda aportar una mirada externa, para apoyar y potenciar la empatía en el proceso grupal de toma de decisiones. Su rol se basará en dirigir debates internos, asegurar que se desarrollen en un marco de respeto y remover las trabas que puedan surgir ante las diferencias de criterio de los integrantes…

Una técnica que se usa comúnmente en los grupos de trabajo es el brainstorming o “tormenta de ideas”; especialmente cuando hay que solucionar problemas específicos, donde hace falta un cúmulo de nuevas visiones. Es un proceso interactivo de un equipo no estructurado, para aprovechar al máximo la capacidad creativa de los participantes.

El brainstorming puede utilizarse cuando se desea liberar la creatividad de los integrantes, plantear posibles causas, soluciones alternativas y discutir nuevos conceptos. Se debe elegir una persona encargada para apuntar las ideas. Así, el o ella deberá escribir en un rotafolio o pizarrón una frase que resuma el problema o cuestión a tratar. Luego, cada uno de los participantes tendrá que plasmar ideas sintéticamente de a turnos, para poder construir sobre las propuestas de los demás. Por último deben eliminarse los elementos no importantes y llegar a un consenso.

Cuando hay mucha interacción entre los integrantes del equipo, las relaciones son más claras y el compromiso se incrementa. Todos saben que dependen de la persona de al lado, lo que genera una presión para cumplir con las tareas.

Las TIC’s y el trabajo en equipo

Son varias las herramientas tecnológicas que facilitan y aportan dinamismo a la gestión del trabajo conjunto. Algunas de ellas son:

Dimdim.com: permite la realización de reuniones virtuales. Es una herramienta esencial cuando la distancia geográfica imposibilita que los encuentros entre los integrantes se realicen con periodicidad.

Google Docs: es un programa gratuito para crear archivos online y poder compartirlos. Se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interface Web. También se lo puede enviar por correo electrónico.

Google Calendar: posibilita agendar eventos en un calendario, que puede ser compartido. Permite que múltiples calendarios sean creados y visualizados en la misma vista. Estos pueden ser fácilmente compartidos con personas especificadas o abiertos al mundo. Los eventos de ambos se muestran lado a lado en el mismo calendario, en diferentes colores.

Listas de Correo: permiten una comunicación más efectiva y dinámica. Al registrarse todos los integrantes del grupo en una lista de correo, cada comunicación que envíen a una dirección establecida, le llegará a todos los integrantes. De esta manera se elimina la posibilidad de errores u omisiones y se fomenta la transparencia. Los servicios más usados son los de Google GroupsYahoo! Groups.

Linked In es una red social al estilo Facebook, pero dedicada estrictamente al ámbito laboral-profesional. Esto permite, previa registración de todos los integrantes del grupo, agendar eventos, enviar mensajes, colgar CV’s fomentando la integración interna y externa de los participantes.

La esencia del trabajo en equipo se encuentra en la naturaleza misma. Un ejemplo de ello son los gansos, que al momento de desplazarse forman una V, lo que les permite ganar mayor fuerza de vuelo que si lo hicieran individualmente. Cuando el pájaro de adelante se cansa, pasa al fondo de la formación, y eso le posibilita ir recomponiendo fuerzas. Eso es sinergia. Eso es trabajo en equipo. Nuestra condición de seres humanos interdependientes, nos obliga a desarrollar esta capacidad, que es el cimiento sobre el cual se construyen proyectos colectivos, tan necesarios por estos días.

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Algunas claves más para trabajar en equipo, del blog Humanos con Recursos

¿Qué es el brainstorming?

Herramientas tecnológicas:

Dimdim.com

Google Docs

Google Calendar

Listas de correo

Linked In

[1] en “Diseño de organizaciones eficientes”