A muchos jóvenes profesionales o emprendedores que recién se inician en sus actividades les resulta imposible afrontar los gastos de un alquiler. Una opción para esto es compartir el espacio de trabajo con algún amigo. Aquí algunas claves para mejorar la convivencia y un consejo fundamental: intentar que no sea sólo una opción para ahorrar dinero sino también para pasar un buen rato mientras laburamos.

Nunca es fácil empezar: conseguir clientes, aprender nuevas actividades, organizarse bien, contratar algún empleado, pagar sueldos, contar con una base de operaciones u oficina. Los jóvenes profesionales que recién se inician en forma independiente en una actividad suelen verse invadidos por múltiples problemas, que exceden por lejos la actividad que ellos quieren emprender. Es decir, un abogado que quiere montar su propio estudio no sólo se tiene que ocupar de sus casos, sino también de regar las plantitas de su nuevo estudio o, en caso de tener dinero, contratar a alguien para que lo haga.

El problema es que cuando el profesional se inicia, en general no tiene una cartera de clientes suficientemente sólida como para cubrir los múltiples gastos que exige tener un estudio propio. Por eso, una alternativa posible es compartir oficina. “No, pero yo no quiero tener un socio, quiero trabajar solo”, protesta Esteban, un joven abogado que se frustra porque ve que los costos no le cierran.

Esta alternativa no tiene que ver con tener un socio: cada profesional trabaja por su cuenta y tampoco es necesario que sean disciplinas afines. Se trata de compartir oficina como un medio para ahorrar costos, y por qué no también, pasar el día con alguien para no estar en soledad. Pero como toda apuesta tiene sus riesgos, aquí te contamos algunas ideas para hacerlo de manera más eficiente.

Contrato pre-matrimonial

En primer lugar es conveniente seleccionar muy bien con quién se compartirá oficina. No es lo mismo juntarse con cualquier persona que pone un aviso en el diario, que con un amigo. Siempre lo recomendable es lo segundo.

Aun en los casos en que exista confianza –o mucha confianza- conviene armar algún tipo de contrato, aunque sea informal, en que queden claro cuáles son los aportes de cada una de las partes en esa pseudo-sociedad y qué pasaría en caso de que apareciera un conflicto. “¿Pero cómo voy a firmar un contrato con Jonathan que es mi mejor amigo?”, sigue protestando Esteban, que ya empieza a pensar en serio la posibilidad de alquilar en conjunto.

El contrato puede ser más o menos formal. Incluso, en el peor de los casos, se puede armar por escrito en la servilleta de algún bar. La idea no es llevar a juicio a Jonathan, sino evitar los malos entendidos.

Por ejemplo Alfredo, un contador de Rosario, decidió prestarle un cuarto de su oficina a un programador amigo, a cambio de que éste le haga unos trabajos. El problema es que el acuerdo había sido de palabra y no había quedado suficientemente claro para ambos. Cuenta Alfredo, varios años después, que cada vez que él le pedía algo a su programador amigo éste lo hacía de mala gana, pensando que le estaba haciendo un favor a Alfredo en el poco tiempo que tenía; en cambio Alfredo sentía que no le estaban pagando correctamente el espacio que él estaba prestando. Al poco tiempo, de común acuerdo, el programador decidió irse a otro lado, para cuidar la amistad. Lo interesante del ejemplo es que todo se hubiera solucionado con un papel que dijera las responsabilidades de cada uno.

Otro tema que genera conflictos son los gastos. ¿A quién le corresponde pagar cada cosa? ¿Hacemos todo miti-miti? Depende. Lo ideal sería que sí, pero no siempre esto es posible. En algunos casos uno usa mucha electricidad y el otro nada; o uno es muy obsesivo con la limpieza y quiere que venga alguien tres veces por semana, mientras que el otro quiere limpiar una vez cada quince días.

Una opción posible es dividir todos los gastos a la mitad, pero que cada uno pague sus obsesiones o “gastos fuertes”. ¿Qué significa esto? Si Esteban quiere que la oficina esté muy limpia, lo mejor es que pague él a la empleada y que Jonathan se comprometa a no ensuciar más de la cuenta. Y si Jonathan usa mucha electricidad, él puede pagarla. “¿Pero por qué voy a pagar yo la limpieza, si el lugar es de los dos, y los dos vamos a disfrutar de una oficina limpia?”. Claro Esteban, ésa es la clave.

Lo importante es compartir

Sucede con los hermanos cuando viven juntos o con los amigos cuando están de vacaciones; pasa cuando estás de novio o cuando te casás. Lo ideal para una buena convivencia es dejar de lado los orgullos y tratar de tirar para adelante. Si a él no le importa la limpieza y a vos sí, paga vos. Seguramente ya habrá algo que a él le interese y a vos no. Un gasto que es conveniente separar es el del teléfono. Tal vez uno casi no lo use y el otro llame a celulares o al interior o exterior del país. Lo mejor es tener dos líneas, una para cada uno. Incluso esto sirve para poder atender diferente el teléfono –en caso de que sean dos disciplinas muy distintas- o para separar bien los clientes –en caso de que sean disciplinas casi iguales-.

Compartir oficina es sólo el primer paso. Si la cosa va bien, también se puede compartir el sueldo de una secretaria. La lógica es igual: si la necesidad de contar con una secretaria es la misma para ambos socios, se puede dividir el costo de su trabajo. En caso contrario, se realizará en función de las horas que cada uno utilice de sus servicios.

Para esto, y otras cuestiones administrativas de la oficina, vale recomendar una herramienta muy útil. Los documentos de Google. Funciona como cualquier herramienta de Microsoft Office (Word, Excel), pero con la ventaja de que los documentos que se creen quedarán on line y podrán ser compartidos con quién el creador desee. Así, Esteban y Jonathan podrán tener un documento con las horas que cada uno usó de la secretaria y dividir los gastos a fin de mes. Esto es mucho más práctico que ir y venir con mails con archivos adjuntos y además, cualquiera de los autorizados puede modificarlo. Otra herramienta gratuita muy útil es Google Calendar. Supongamos que ambos amigos alquilan una oficina de dos ambientes. Un espacio está destinado al trabajo, con sus computadoras una al lado de la otra, y el otro es la sala de reuniones, en la que ambos pueden utilizar alternativamente para entrevistas con clientes o proveedores. ¿Cómo saber si la sala está disponible o no?Google Calendar es un calendario on line que –al igual que los documentos- puede ser compartido por tantas personas como se desee. Cada usuario puede manejar varios calendarios. Por ejemplo, uno personal, uno sobre las reservas de la sala de reuniones, otro con los tiempos de la secretaria y el último con la agenda de su compañero de oficina.

La organización sería así. Los dos pueden ver y modificar el archivo de la sala de reuniones y la secretaria. En cambio las agendas personales sólo podrán ser manejadas por cada uno de ellos, permitiendo -o no- que el otro vea las citas. Una opción posible es permitirle a Jonathan que vea en su calendario cuándo Esteban estará en la oficina, pero sin que diga exactamente qué es lo que hará.

Seamos amigos

Como dice Sergio Lapegüe, lo importante es eso. Más allá de los gastos compartidos, de las chirolas ahorradas, lo interesante es poder compartir el espacio con alguien que esté en la misma que nosotros. Y que si todos pasamos casi la mitad de nuestra vida trabajando, qué mejor que divertirse y pasarla bien. Vale entonces recordar una frase de Alejandro Dolina“Uno juega mejor con sus amigos. Ellos serán generosos, lo ayudarán, lo comprenderán, lo alentarán y lo perdonarán. Un equipo de hombres que se respetan y se quieren es invencible. Y si no lo es, más vale compartir la derrota con los amigos, que la victoria con los extraños o los indeseables”.

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Algunos datos para no sólo compartir oficina, sino también para tener una oficina virtual: “42 sitios para tener una oficina virtual” (Diario La Nación)